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  40.         <!-- start content -->
  41. <div id="mw-content-text"><p>You do not have permission to edit this page, for the following reason:
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  45. </p>
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  47. <hr />
  48. <p>You can view and copy the source of this page:
  49. </p><textarea readonly="" accesskey="," id="wpTextbox1" cols="80" rows="25" style="" lang="en" dir="ltr" name="wpTextbox1">&lt;table align="center" border="1">&lt;tr>&lt;td>
  50. &lt;table align="center" bgcolor="#f9cc77">
  51. &lt;tr>
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  53. &lt;/tr>
  54. &lt;/table>
  55. &lt;/td>&lt;/tr>&lt;/table>
  56. = About =
  57. '''Ensuring utmost transparency — Free Software and Open Standards under the Rules of Procedure of the European Parliament''' has been produced at the request of the [ Greens/EFA Group in the European Parliament] by Carlo Piana&lt;ref name="Carlo Piana">'''Carlo Piana''' is an Italian qualified attorney based in Milano, founder of [ Array] and specializing in Information Technology Law. He also serves in the Editorial Committee of the Free and Open Source Software Law Review [ Ifosslr] {{cite web|title=Carlo Piana|url=|accessdate=14 October 2014}}&lt;/ref> and Ulf Öberg&lt;ref name="Ulf Öberg">'''Ulf Öberg''' is Founder and Managing Partner of the law firm Öberg &amp; Associés. He is specialised in EU and Competition law and has extensive trial experience before the EU Courts, Swedish courts and European Court of Human Rights. {{cite web|title=Ulf Öberg|url=|accessdate=14 October 2014}}&lt;/ref> under the supervision&lt;ref>From {{cite web|title=Greens/EFA commissions "Rule 103" study|url=|accessdate=12 October 2014|ref=Greens/EFA Internet Core Group public mailing list}}&lt;/ref> of Professor Douwe Korff&lt;ref name="Douwe Korff">'''Professor Douwe Korff''' is an Associate of the [ Oxford Martin School] of the University of Oxford and a member of the cybersecurity working group of its Global Cybersecurity Capacity Centre; a [ Visiting Fellow] at Yale University (in its Information Society Project); and a [ Fellow] of the Centre for Internet &amp; Human Rights of the European University Viadrina in Berlin.&lt;/ref>.
  58. The study has been open for public review from [;diff=17300&amp;oldid=16920 October 15 till November 15 2014]. Online support during the review period has been provided by [[Jonatan Walck]].
  59. The cover illustration has been created by [ Siri Reiter] based on a [ photograph] provided by the European Parliament's [ Audiovisual Services for Media] who also holds the copyright of the original.
  60. The work and the cover illustration are licensed under [ Creative Commons Attribution-ShareAlike 4.0 International License].
  61. The viewpoints in this study belong to the authors and the authors alone.
  62. = Table of Contents =
  63. __TOC__
  64. &lt;!-- ***WHY has this been created?*** The table of contents is more accurate and the CSS can mask certain levels 
  65. &lt;ul>
  66. &lt;li>[[#Foreword|Foreword]]&lt;/li>
  67. &lt;li>[[#Scope_and_method_of_analysis|Scope and method of analysis]]&lt;/li>
  68. &lt;li>[[#The_Constitutional_Principle_of_Openness_under_European_Law|The Constitutional Principle of Openness under European Law]]&lt;/li>
  69. &lt;ul>
  70. &lt;li>[[#Parliament_has_Imposed_upon_Itself_a_Commitment_to_Conduct_its_Activities_with_the_Utmost_Transparency|Parliament has Imposed upon Itself a Commitment to Conduct its Activities with the Utmost Transparency]]&lt;/li>
  71. &lt;li>[[#The_Principle_of_Openness_and_the_Right_of_Access_to_Information:_A_Basis_for_Imposing_Free_Software_and_Open_Standards_.3F|The Principle of Openness and the Right of Access to Information: A Basis for Imposing Free Software and Open Standards&amp;#160;?]]&lt;/li>
  72. &lt;ul>
  73. &lt;li>[[#The_Treaties|The Treaties]]&lt;/li>
  74. &lt;li>[[#Charter_of_Fundamental_Rights_of_the_European_Union|Charter of Fundamental Rights of the European Union]]&lt;/li>
  75. &lt;li>[[#Article_10_in_the_European_Convention_of_Human_Rights|Article 10 in the European Convention of Human Rights]]&lt;/li>
  76. &lt;/ul>
  77. &lt;/li>
  78. &lt;li>[[#Legislative_Openness|Legislative Openness]]&lt;/li>
  79. &lt;ul>
  80. &lt;li>[[#The_Need_for_Lawmakers_to_Deliberate_in_Private|The Need for Lawmakers to Deliberate in Private]]&lt;/li>
  81. &lt;/ul>
  82. &lt;/li>
  83. &lt;li>[[#Conduct_of_Business_as_.22Openly_as_Possible.22_or_with_the_.22Utmost_Transparency.22|Conduct of Business as "Openly as Possible" or with the "Utmost Transparency"]]&lt;/li>
  84. &lt;li>[[#Neighbouring_concepts|Neighbouring concepts]]&lt;/li>
  85. &lt;ul>
  86. &lt;li>[[#Reuse_of_Public_Sector_Information|Reuse of Public Sector Information]]&lt;/li>
  87. &lt;li>[[#The_G8_Open_Data_Charter|The G8 Open Data Charter]]&lt;/li>
  88. &lt;li>[[#Reuse_of_EU_Institution_documents|Reuse of EU Institution documents]]&lt;/li>
  89. &lt;li>[[#Reuse_of_Public_Sector_Information_does_not_necessarily_ensure_an_Open_Government|Reuse of Public Sector Information does not necessarily ensure an Open Government]]&lt;/li>
  90. &lt;/ul>
  91. &lt;/li>
  92. &lt;li>[[#Does_Openness_mean_.22accessible.22.3F|Does Openness mean "accessible"?]]&lt;/li>
  93. &lt;li>[[#Does_.22accessible.22_mean_.28also.29_Free_and_Open.3F|Does "accessible" mean (also) Free and Open?]]&lt;/li>
  94. &lt;/ul>
  95. &lt;/li>
  96. &lt;li>[[#Free_and_open_in_technology|Free and open in technology]]&lt;/li>
  97. &lt;ul>
  98. &lt;li>[[#Free_and_Open_Standards|Free and Open Standards]]&lt;/li>
  99. &lt;ul>
  100. &lt;li>[[#The_European_Interoperability_Framework_V.1|The European Interoperability Framework V.1]]&lt;/li>
  101. &lt;li>[[#The_European_Interoperability_Framework_V.2|The European Interoperability Framework V.2]]&lt;/li>
  102. &lt;li>[[#The_UK_definition|The UK definition]]&lt;/li>
  103. &lt;li>[[#The_Indian_definition_.28an_example_of_strictest_approach.29|The Indian definition (an example of strictest approach)]]&lt;/li>
  104. &lt;li>[[#Many_more_definitions|Many more definitions]]&lt;/li>
  105. &lt;li>[[#The_RFCs|The RFCs]]&lt;/li>
  106. &lt;/ul>
  107. &lt;/li>
  108. &lt;li>[[#Free_and_Open_Source_Software_.28FOSS.29|Free and Open Source Software (FOSS)]]&lt;/li>
  109. &lt;ul>
  110. &lt;li>[[#Definitions|Definitions]]&lt;/li>
  111. &lt;li>[[#Is_that_about_it.3F|Is that about it?]]&lt;/li>
  112. &lt;/ul>
  113. &lt;/li>
  114. &lt;li>[[#Lock_in|Lock in]]&lt;/li>
  115. &lt;li>[[#Free_and_Open_data_and_content|Free and Open data and content]]&lt;/li>
  116. &lt;ul>
  117. &lt;li>[[#Copyright|Copyright]]&lt;/li>
  118. &lt;li>[[#.28Open.29_Data|(Open) Data]]&lt;/li>
  119. &lt;/ul>
  120. &lt;/li>
  121. &lt;/ul>
  122. &lt;/li>
  123. &lt;li>[[#Practical_applications|Practical applications]]&lt;/li>
  124. &lt;ul>
  125. &lt;li>[[#Recording_and_broadcasting_of_public_works|Recording and broadcasting of public works]]&lt;/li>
  126. &lt;li>[[#Email_system|Email system]]&lt;/li>
  127. &lt;ul>
  128. &lt;li>[[#Basic_introduction_to_the_standard_infrastructure|Basic introduction to the standard infrastructure]]&lt;/li>
  129. &lt;li>[[#A_standard_secure_layer_from_client_to_server|A standard secure layer from client to server]]&lt;/li>
  130. &lt;li>[[#Mailing_lists|Mailing lists]]&lt;/li>
  131. &lt;/ul>
  132. &lt;/li>
  133. &lt;li>[[#Publishing_and_archiving_documents|Publishing and archiving documents]]&lt;/li>
  134. &lt;li>[[#Surveillance_and_privacy|Surveillance and privacy]]&lt;/li>
  135. &lt;/ul>
  136. &lt;/li>
  137. &lt;li>[[#Conclusions|Conclusions]]&lt;/li>
  138. &lt;li>[[#Notes|Notes]]&lt;/li>
  139. &lt;/ul>
  140. &lt;br>&lt;br>&lt;br>&lt;br>&lt;br>&lt;br>&lt;br>&lt;br>
  141. -->
  142. = Foreword =
  143. &lt;div id="foreword" style="background-color: #ededed;">
  144. &lt;div id="by">'''By Professor Douwe Korff.'''&lt;/div>
  145. This report is timely, and deals with an important issue in an era of widespread disillusionment with and distrust of politics and political institutions (or at least politicians). "Utmost transparency" has the potential to strengthen accountability and increase popular participation in the democratic processes. The report links this principle with the technical standards and practical steps that can be taken to ensure its full implementation – or that can effectively limit access. As the authors of this study point out, there is a difference between the somewhat legalistic right of access to information ("freedom of information") on an ad hoc, on-request basis, and general openness and transparency. The former right allows entrance to an in-principle closed building, or to closed rooms within closed buildings, on request, subject to limitations; the latter removes entire walls and allows daylight to permeate to all corners. Parliament’s duty to ensure "utmost transparency" clearly demands the latter rather than just the former.
  146. In order to elucidate the relevant requirements, the authors provide excellent overviews of a large number of widely diverging and complex issues relevant to the topic: human rights law, EU law ranging from the Charter of Fundamental Rights to EC directives on public sector information and Commission decisions on data re-use, copyright, patents and protection of databases, principles of good governance, transparency standards relating to the environment (Aarhus), the G8 Open Data Charter and others on the mainly legal and governance standards side; the European Interoperability Framework (versions 1 and 2), open standards (as variously formally defined) and "semi-formal" RFCs, FOSS and email system requirements on the more practical, technical side. They have looked at relevant rules and practices in a range of countries including India, Sweden and the UK.''
  147. Crucially, the authors have managed to draw on all these sources to indicate clearly what should be done in practical, technical terms by the officials managing the information and IT systems relating to the work of the European Parliament to truly and fully achieve the legal requirement of "utmost transparency". This report will become a major point of reference for the debates on those steps. It is to be greatly commended for having taken the issue seriously (rather than just rely on all-too-easy slogans or political rallying cries). It cannot be dismissed by those with the power to take action. Rather, it should lead to Parliament clearly instructing its civil servants to take the steps needed to achieve the "utmost transparency" required of the institution. The recommendations should be fully implemented: that will enhance democracy, accountability and public participation, and trust in the Union at a time of doubt and insecurity.
  148. &lt;div id="place">'''''London 15 November 2014.'''''&lt;/div>
  149. &lt;/div>
  150. = Scope and method of analysis=
  151. This study arises from a proposal by the Greens/EFA, backed by two Plenary decisions, that the European Parliament investigates its own transparency obligations under its Rules of Procedure with regard to Free Software and Open Standards. &lt;ref>"The Greens/EFA group in the European Parliament has commissioned a study into the implications of Rule 103 of the European Parliament's Rules of Procedure for the Parliament's decisions, policies, procedures, etc., with regard to Free Software and Open Standards [...] The study will assess whether, and if so how and to what extent, Rule 103 can inform the EP's ICT decisions, policies, procedures, etc. (including procurement decisions) with regard to Free Software and Open Standards." From {{cite web|title=Greens/EFA commissions "Rule 103" study|url=|accessdate=12 October 2014|ref=Greens/EFA Internet Core Group public mailing list}}&lt;/ref>
  152. The scope is therefore to verify whether, in general or in single areas, the principle of openness and the right of access to information mandates, and if so to what extent, the use of Free Software and Open Standards, or what kind of preference towards it, if any.
  153. Distilling general principles and propositions into practical guidelines is largely a matter of political decisions, therefore extraneous to this study. Conversely, the aim of this study is to bridge the gap between an overly laconic provision and the strategical administration of the IT, by utilising the available information in different trajectories. 
  154. The first trajectory is top-down, and analyses the principle of openness from a constitutional point of view. This aims to provide the cardinal points to the rest of the analysis. 
  155. The second trajectory is lateral, and aims to retrieve useful material from neighbouring areas, both in terms of policy and legislation, that could be useful to define a sort of ''acquis'' in terms of openness of EU bodies and institutions, where available and relevant.
  156. The third trajectory is bottom-up, and analyses single areas of IT, which have been discussed in the recent past or can be exemplary, their possible failures and shortcomings in terms of openness and possible actions and directions to solve the situation.
  157. Finally, as the study analyses the inference between the principle of openness and Free Software and Open Standards, a short description of what they are cannot be avoided.
  158. Although similar in concept, this study only addresses the adjacent area of "Right to Access" or "Freedom of Information" in so far it is relevant for the understanding of the Principle of Openness in EU law, and its possible requirements for the discussion on  Free Software and Open Standards. Access to document procedures are laid down the Regulation (EC) No 1049/2001 and by Rule 116, and are not as such material to this study. Undoubtedly the right of access to documents is an useful complement to openness as it ensures that the openness is achieved in full, by providing means to take an active role in disclosing facts and documents that are withheld from public view and should not. However, the access to documents mechanism  proceeds by formal questions and answers, whereas the openness is evidently a more dynamic and holistic process that does not depend on legal actions and requests by individuals. 
  159. Therefore, the right to access to documents as such is only treated insofar as it provides useful information for the application of the principle of openness in practice on the debate on Free Software and Open Standards.
  160. = The Constitutional Principle of Openness under European Law =
  161. == Parliament has Imposed upon Itself a Commitment to Conduct its Activities with the Utmost Transparency ==
  162. Rule 115 of the Rules of Procedure of the European Parliament &lt;ref>;language=EN&amp;navigationBar=YES &lt;/ref> provides that 
  163. &lt;blockquote>"1.    Parliament shall ensure that its activities are conducted with the utmost transparency, in accordance with the second paragraph of Article 1 of the Treaty on European Union, Article 15 of the Treaty on the Functioning of the European Union and Article 42 of the Charter of Fundamental Rights of the European Union."&lt;/blockquote>
  164. The European Parliament has been a champion in promoting not only openness of the legislative process and the access to legislative documents, but also that the EU Courts should accept that openness constitutes a general principle of EU law, and that the right to information is as such a fundamental human right. In Netherlands v Council, the European Parliament argued as follows:
  166. &lt;blockquote>In this connection, the Parliament avers that, whilst it is competent for the institutions to adopt appropriate measures for their internal organization with a view to ensuring their sound operation and the proper conduct of their procedures, the principle of openness of the legislative process and the access to legislative documents entailed thereby constitute essential requirements of democracy and therefore cannot be treated as organizational matters purely internal to the institutions. In this context, the Parliament adverts to the democratic nature of the Community legal order. It maintains moreover that the requirement for openness constitutes a general principle common to the constitutional traditions of the Member States which is also enshrined in Community law. Lastly, it argues that the right to information, of which access to documents constitutes the corollary, is a fundamental human right recognized by various international instruments.&lt;/blockquote>
  167. In its judgment, the Court stressed that the domestic legislation of most Member States enshrines, in a general manner, the public’s right of access to documents held by public authorities as a constitutional or legislative principle. The Court found that this trend "discloses a progressive affirmation of individuals’ right of access to documents held by public authorities" and that accordingly, the Council deemed it necessary to amend the rules governing its internal organisation, which had hitherto been based on the principle of confidentiality. The Court added that, "so long as the Community legislature has not adopted general rules on the right of public access to documents held by the Community institutions, the institutions must take measures as to the processing of such requests by virtue of their power of internal organisation, which authorises them to take appropriate measures in order to ensure their internal operation in conformity with the interests of good administration".
  168. While dated, this analysis is still interesting for at least three reasons. First, the legal doctrine is divided as to whether or not it is possible to interpret the Netherlands v Council judgment as authority for the existence of a fundamental right of access to documents.&lt;ref>See in that regard, for example, Chiti, E., "Further Developments of Access to Community Information: Kingdom of the Netherlands v. Council of the European Union", European Public Law, Vol. 2, No 4, 1996, p. 536 et seq.; Lafay, F., "L'accès aux documents du Conseil de l'Union: contribution à une problématique de la transparence en droit communautaire", RTD eur. 33(1), January-March 1997, p. 37 et seq.; Bradley, K. St. C., "La transparence de l'Union européenne: une évidence ou un trompe-l'oeil?", Cahier de droit européen, 3-4, 1999, p. 283 et seq.; Travers, N., "Access to Documents in Community law: on the road to a European participatory democracy", The Irish Jurist, Vol. 35, 2000, p. 164 et seq. For a different interpretation, see, for example, Ragnemalm, H., "Démocratie et transparence: sur le droit général d'accès des citoyens de l'Union européenne aux documents détenus par les institutions communautaires", Scritti in onore di G. F. Mancini, p. 809 et seq., Öberg, U., EU Citizen’s Right to Know: The Improbable Adoption of a European Freedom of Information Act, Cambridge Yearbook of European Legal Studies, Vol. 2, 1999, s. 303-328&lt;/ref> Second, when interpreting Rule 115, the relevant legal question is whether or not internal rules of the institutions may confer a substantive legal right to access to documents, to information, and/or to data on EU citizens. Third, the Court clearly links the issue of public access to documents to the nascent principle of good administration.
  169. According to the case law of the Court, the purpose of the Community institutions’ internal Rules of Procedure is to organise the internal functioning of its services in the interests of good administration. The essential purpose of such rules, particularly those with regard to the organisation of deliberations and the adoption of decisions, is to ensure the smooth conduct of the decision-making procedure. It follows that natural or legal persons may normally not rely on an alleged breach of such rules, as they are not intended to ensure protection for individuals.
  170. Therefore, internal rules cannot be regarded as measures conferring on European citizens a substantive right of access to documents, to information, or to data held by the EU institutions. They are not intended to vest in European citizens a formal ”right to know” what is going on within the European institutions, which is a prerequisite in a participatory democracy, where decisions are taken  "as closely as possible to the citizen”. In the absence of general rules on the right of public access to information or to data held by the EU institutions, European citizens’ ”right to know” and to participate ”as closely as possible” in the decision-making process must therefore be found elsewhere. 
  171. As a preliminary conclusion,  Rule 115 does not in itself confer any rights on European citizens. Nevertheless, as compliance with internal Rules of Procedure may constitute an essential procedural requirement, and may in some circumstances have legal effects vis-à-vis third parties, their breach can give rise to an action for annulment before the EU Courts. Indeed, procedural rules laid down in Rule 115 constitutes an essential procedural requirement within the meaning of the second paragraph of Article 263 TFEU and its infringement leads to the nullity of the measure thereby vitiated.
  172. In the light of the Court's judgment in European Parliament v. Council, that rule is an expression of the democratic principles on which the European Union is founded. In particular, the Court has already stated that the Parliament’s involvement in the decision-making process is the reflection, at the EU level, of the fundamental democratic principle that the people should participate in the exercise of power through the intermediary of a representative assembly.&lt;ref>judgment European Parliament v. Council EU:C:2014:2025, paragraph 80-81&lt;/ref> Not only has Parliament imposed upon itself that it shall ensure that its activities are conducted with the utmost transparency, but its actions shall also conform with the Principle of Openness enshrined in the Treaties and in the Charter, and the Right of Access to Information in Art. 10 of the European Convention for the Protection of Human Rights and Fundamental Freedoms (ECHR).
  173. == The Principle of Openness and the Right of Access to Information: A Basis for Imposing Free Software and Open Standards ? ==
  174. The first real step towards allowing the public a right of access to documents held by the Community institutions dates back to 7 February 1992 when the Member States signed the Final Act to the Maastricht Treaty.&lt;ref>Broberg, M., Access to documents: a general principle of Community law?, European Law Review (2002), pp. 196, 197&lt;/ref>. In Declaration No. 17 to that Act, the Member States pointed to the close connection between the transparency of the decision-making process and the democratic nature of the Community institutions. Nowadays, the principle of openness in European Union law has solid roots, as the very text of the Rule 115 makes clear, in the fundamental Treaties of the European Union.
  175. === The Treaties ===
  176. Article 1(2) and Article 10(3) of the Treaty establishing the European Union (TEU) states that in the European Union decisions are to be taken as "openly as possible" and ''as closely as possible'' to the citizen. 
  177. In this respect, Article 15(1) TFEU states that in order to promote good governance and ensure the participation of civil society, the Union’s institutions, bodies, offices and agencies are to conduct their work as openly as possible. According to the first subparagraph of Article 15(3) TFEU, any citizen of the Union, and any natural or legal person residing in or having its registered office in a Member State, is to have a right of access to documents of the Union’s institutions, bodies, offices, and agencies, whatever their medium, subject to the principles and the conditions to be defined in accordance with that paragraph. Moreover, according to the second subparagraph of Article 15(3), the general principles and limits on grounds of public or private interest governing this right of access to documents are to be determined by the European Parliament and the Council of the European Union, by means of regulations, acting in accordance with the ordinary legislative procedure. In accordance with the third subparagraph of Article 15(3) TFEU, each institution, body, office or agency is to ensure that its proceedings are transparent and is to elaborate in its own Rules of Procedure specific provisions regarding access to its documents, in accordance with the regulations referred to in the second subparagraph of Article 15(3) TFEU. 
  178. It should be noted at the outset that the General Court has held that Article 1, para. 2 EU and Article 255 EC did not have direct effect, and could therefore not form the basis of a request for disclosure of a document of an institution. The first provision was not regarded as "clear"&lt;ref>Within the meaning of the judgment in Case 26/62 Van Gend en Loos [1963] ECR 1&lt;/ref>, and the second was not considered to lay down an unconditional obligation, since its implementation was held to be dependent on the adoption of subsequent measures. &lt;ref>Case T‑191/99 Petrie and Others v Commission [2001] ECR II‑3677, paragraph 34-38 and Joined Cases T‑3/00 and T‑337/04 Pitsiorlas v Council and ECB [2007] ECR II‑4779&lt;/ref> 
  179. In a different strand of its case-law, the General Court has referred to the "principle of the right to information" &lt;ref>Case T‑14/98 Hautala v Council [1999] ECR II‑2489, paragraph 87&lt;/ref>, and to the "principle of transparency" &lt;ref> Case T‑211/00 Kuijer v Council [2002] ECR II‑485, paragraph 52&lt;/ref>, in support of a finding that the previous internal rules of access to documents of the institutions must be interpreted in the light of the "principle of the right to information" and the principle of proportionality. The issue has obviously divided the General Court, which has also stated:
  180. &lt;blockquote>For the purpose of applying Article 4 of Regulation EC No 1049/2001 regarding public access to European Parliament, Council and Commission documents, the concept of a document must be distinguished from that of information. The public’s right of access to the documents of the institutions covers only documents and not information in the wider meaning of the word and does not imply a duty on the part of the institutions to reply to any request for information from an individual.&lt;ref>Case T 264/04 WWF European Policy Programme v Council [2007] ECR II-911 at para 76.&lt;/ref>&lt;/blockquote>
  181. To date, no clear guidance on this issue has been provided by the Court. In Council v Hautala, the Court did not find it necessary to rule on "the existence of a principle of the&nbs